Jobba smart och lös utmaningarna!

Här är en enkel punktlista med tips hur man använder tiden smart på jobbet och hur man möter utmaningar och svårigheter istället för att fly eller ducka.

Slutsats att börja med

Kanske lite svårt med konkreta slutsatser på dessa tips men kanske de kan ses som en verktygslåda för att kunna hantera en del av de utmaningar som stör tillvaron och skapar besvärligheter.

Planering, samarbete och mål

1. Planera din dag
Som första arbetsuppgift på morgonen gör en ”Att-göra-lista” så får du bättre kontroll och kan känna hur du succesivt arbetar dig framåt och gör en god insats. Tveka inte att prioritera det som är särskilt viktigt. Men spara inte alla tråkiga / svåra uppgifter till sist.

Starta dagen genom att lista 3 saker som är positiva just nu. Förstärk den positiva energin genom att ge dig själv belöningar och morötter för att hålla dig motiverad!

Avsluta varje dag med en tio-minutare. Sammanfatta dagen och se över vad du behöver ta med dig till nästa dag. Städa ordning på skrivbordet så du kan börja morgondagen med en städad arbetsyta. Gör samma sak på fredagen men gör då en utvärdering över hela veckan och bedöm vad du behöver ta med dig till nästa vecka.

2. Bygga gott samarbete på kommunikation och förståelse

Var öppen, tillgänglig och tydlig i din kommunikation rörande olika projekt, det skapar glädje och risken för missförstånd minskar.

Ha förståelse för andras arbetssituation, är de kapabla att ta in det budskap / direktiv / information som du vill förmedla just nu. Är de stressade eller har lite brått så fråga hur de vill få informationen.

Uppmuntra dina medarbetare att göra mer av det de är bra på och sluta försöka få dem att bli bättre på sådant de har svårt för. Forskningen visar att människor som dagligen använder sig av sina styrkor och fokuserar mindre på sina svagheter har lägre sjukfrånvaro, engagerar sig mer i jobbet, tjänar mer pengar åt företaget och har nöjdare kunder.

Många tvekar att be om hjälp. Säg till direkt om du känner att du tappar greppet om en situation eller arbetsuppgift. Att fortsätta stångas utan att du kommer loss och vidare är en oerhörd stressfaktor.

3. Sätt mål och utvecklas framåt
Sätt (skriv ner) tydliga mål och delmål så vet du vad du vill uppnå, hur det ska gå till och du kan se hur långt du kommit och när du når målet.

Inse dina starka / svaga sidor och arbeta efter dina resurser. Identifiera situationer som gör att du upplever extra obehag pga stress och skapa sunda strategier för att hantera dessa om de inte går att undvika.

Mindset – Du blir vad du tänker. Utveckla ett dymaniskt mindset med fokus på utveckling och potential. Framgång är inte din förmåga eller kompetens idag, framgång handlar om en villighet att lära imorgon.

Ta ansvar och jobba smart

4. Ta ansvar och visa ditt engagemang
När du tar ansvar för helheten och slutresultatet och ser bortom den egna arbetsuppgiften medför ju det lite extra arbete. Men samtidigt växer glädjen och känslan av att ha åstadkommit något
bra. Och dessutom ger det ju bättra teamkänsla och gladare kunder.

Du måste ta ansvar för dina handlingar även när saker går åt skogen. Skjut inte upp obehaglig / besvärlig kommunikation. Ring eller maila direkt så är du av med irritationen och stressen. Men lugna dig så mycket så du inte förlorar temperamentet.

Många menar att det enda sättet att verkligen fokusera och få saker gjorda, är att se till att vi kan tänka på en sak i taget. Det kräver att vi har system för att ”parkera” de andra arbetsuppgifterna så att de inte tar onödig energi från oss.

Människor som alltid har lyckats med det de föresatt sig är dåligt rustade för att hantera motgångar. Att uppleva misslyckanden är en viktig pusselbit för att lära sig att man kan klara sig igenom kriser och komma ut starkare på andra sidan.

5. Jobba smart och tidseffektivt
Möten – Ha alltid ett tydligt syfte med möten och håll dem under en timme. Led mötet kraftfullt, avbryt långpratare, undvik upprepningar och ta inte om beslut som redan fattats.

Säkerställ att du alltid har en god koll på deadlines så du inte alltför sent upptäcker en deadline som kommer inom några dagar.

Planera varje projekt i god tid så du inte hamnar i tidsbrist därför att du inte efterfrågat underlag från andra i tid. Man kan inte skylla på andra för en missad deadline om man med lite planering hade kunnat efterfråga underlagen.

Avsätt alltid tid för test / korrektur av det du genomfört så det säkert är korrekt utfört, funkar och stämmer med direktiven. Gör det innan du klarmarkekrar uppgiften och meddelar kund. Att vara effektiv i att avsluta uppgifter betyder mycket för att minska stressnivån, gör hellre helt klart än att lämna 5 – 10% till senare.

För varje mindre uppgift / åtgärd, hantera den bara en gång. Gör dig av med enklare uppgifter eller mail direkt när du först öppnar dem. Om du först läser och sedan lägger åt sidan för att hantera senare sjunker din effektivitet, högen med ”att göra” växer och stressen ökar.